アドレス帳の登録

得意先アドレス帳の一括登録や、ユーザーのアクセス権の設定が行えます。また、アドレス帳ごとのエクスポート権限、メール送信許可の設定が可能です。

得意先アドレス帳をファイルから一括登録する
得意先アドレス帳をCSVファイルで一括登録します。一括登録では、得意先アドレスの登録・登録内容の変更・削除が行えます。
CSVファイルはご自身で作成することもできますが、入力する項目が記載されている入力フォームをダウンロードして利用することもできます。ここでは、入力フォームを利用する方法についてご案内しています。
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アドレス帳管理画面を表示し、「アドレス帳 管理」→「得意先アドレス帳一括設定」の順 にクリックします。
※ アドレス帳管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面 説明」
得意先アドレス帳一括設定画面が表示されます。
2
画面の一番下までスクロールします。
3
入力フォーム(adrform.csv)をダウンロー ドします。
※ ダウンロード方法はご利用のブラウザによって多少異な ります。一般には、「入力フォーム(adrform.csv)」のリン ク部分を右クリックし、「対象をファイルに保存」を選択 すると、名前を付けて保存画面が表示されます。
4
任意の場所に保存します。
5
保存した「入力フォーム(adrform.csv)」を 開き、登録するユーザーの情報を入力し、 CSVファイルを保存して終了します。
表示名
表示名(氏名)を入力します。
フリガナ
表示名のフリガナを入力します。
電子メール アドレス
メールアドレスを入力します。
携帯電話
携帯電話番号を入力します。
携帯メールアドレス
携帯メールアドレスを入力します。
勤務先電話番号
電話番号を入力します。
勤務先ファックス
FAX番号を入力します。
会社名
会社名を入力します。
郵便番号
郵便番号を入力します。
会社住所
会社住所を入力します。
役職
役職を入力します。
部署名
部署名を入力します。
メモ
備考を入力します。
※ 入力制限について→「得意先アドレス帳」
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得意先アドレス帳一括設定画面の「登録する CSVファイル名」の「参照」ボタンをクリッ クします。
ファイルの選択画面が表示されます。
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作成したCSVファイルを選択し、「開く」ボ タンをクリックします。
「登録するCSVファイル名」にCSVファイルが表示さ れます。
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「登録」ボタンをクリックします。
正常に登録されると、次手順のような画面が表示され ます。
9
登録結果が表示されます。
得意先アドレス帳のグループを設定する
得意先アドレスを分類するためのグループを設定できます。
管理者がグループを設定した後、ユーザーが設定を変更することができます。ユーザーに変更させたくない場合は、 変更許可設定で非許可を設定してください。

※ 変更許可設定の操作方法→「変更許可を設定する」

得意先アドレス帳のグループ設定画面を表示する
得意先アドレス帳のグループを登録するための画面は、以下の方法で表示します。
1
アドレス帳管理画面を表示し、「アドレス帳 管理」→「得意先アドレス帳グループ設定」 の順にクリックします。
※ アドレス帳管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面 説明」
2
得意先アドレス帳のグループ設定画面が表 示されます。
グループを新規登録する
グループと、グループに所属する得意先アドレスを登録します。あらかじめ得意先アドレスの新規登録を済ませておいてください。
得意先アドレスの新規登録方法については、「得意先アドレス帳をファイルから一括登録する」をご覧ください。
1
得意先アドレス帳のグループ設定画面を表 示し、「登録」ボタンをクリックします。
※ 得意先アドレス帳のグループ設定画面の表示方法→「得意 先アドレス帳のグループ設定画面を表示する」
得意先アドレス帳グループ設定画面が表示されます。
2
登録するグループ名を入力します。
※ 入力制限について→「得意先アドレス帳グループの設定」
3
「アドレス一覧」から登録する得意先アドレ スを選択し、「追加」ボタンをクリックしま す。
全選択
表示されている得意先アドレスをすべて選択します。
解除
選択をすべて解除します。
4
選択を取り消す場合は、「選択されたアドレ ス一覧」から削除する得意先アドレスを選択 し、「削除」ボタンをクリックします。
全選択
表示されている得意先アドレスをすべて選択します。
解除
選択をすべて解除します。
5
すべての選択を終了したら、「登録」ボタン をクリックします。
正常に登録されると、次手順のような画面が表示され ます。
6
「OK」ボタンをクリックします。
登録したグループ名が、一覧に追加されます。
7
さらに登録する場合は、1〜6の手順を繰り 返します。
登録内容を変更する
1
得意先アドレス帳のグループ設定画面を表 示し、変更するグループを選択して「変更」 ボタンをクリックします。
※ 得意先アドレス帳のグループ設定画面の表示方法→「得意 先アドレス帳のグループ設定画面を表示する」
得意先アドレス帳グループ設定画面が表示されます。
2
変更する箇所を入力/選択し、「変更」ボタ ンをクリックします。
※ 得意先アドレスの選択方法→「グループを新規登録する」
※ 入力制限について→「得意先アドレス帳グループの設定」
正常に変更されると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
一覧が表示されます。
4
さらに変更する場合は、1〜3の手順を繰り 返します。
グループを削除する
グループを削除しても、グループに所属する得意先アドレスは削除されません。
1
得意先アドレス帳のグループ設定画面を表 示し、削除するグループを選択して「削除」 ボタンをクリックします。
※ 得意先アドレス帳のグループ設定画面の表示方法→「得意 先アドレス帳のグループ設定画面を表示する」
確認画面が表示されます。
2
削除してよければ「OK」ボタンをクリック します。
一覧が表示されます。
3
さらに削除する場合は、1〜2の手順を繰り 返します。
グループ一覧を並び替える
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得意先アドレス帳のグループ設定画面を表 示し、上下に移動させるグループを選択して 下の表のボタンをクリックします。
※ 得意先アドレス帳のグループ設定画面の表示方法→「得意 先アドレス帳のグループ設定画面を表示する」
一覧の最初に移動します。
1つ上に移動します。
1つ下に移動します。
一覧の最後に移動します。
2
並び替えが確定したら、「並び順を確定する」 ボタンをクリックします。
正常に並び替わると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
アクセス権を設定する
得意先アドレス帳の登録、変更、削除をユーザーに許可するかどうかを設定します。
1
アドレス帳管理画面を表示し、「アドレス帳 管理」→「得意先アドレス帳権限設定」の順 にクリックします。
※ アドレス帳管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面 説明」
得意先アドレス帳権限設定画面が表示されます。
2
必要事項を選択し、「設定」ボタンをクリッ クします。
制限しない
登録、参照、変更、削除をユーザーに許可します。
参照のみ
参照のみをユーザーに許可します。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
エクスポート権限を設定する
社員アドレス帳、得意先アドレス帳のエクスポートをユーザーに許可するかどうかを設定します。
1
アドレス帳管理画面を表示し、「アドレス帳 管理」→「エクスポート権限設定」の順にク リックします。
※ アドレス帳管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面 説明」
エクスポート権限設定画面が表示されます。
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必要事項を選択し、「設定」ボタンをクリッ クします。
社員アドレス帳のエクスポート権限
社員アドレス帳のエクスポートをユーザーに許可するかどうかを選択します。
得意先アドレス帳のエクスポート権限
得意先アドレス帳のエクスポートをユーザーに許可するかどうかを選択します。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
「エクスポートを許可しない」を選択した場合でも、 管理者は利用者画面で該当のアドレス帳をエクス ポートすることができます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
メール送信許可を設定する
ユーザーに、アドレス帳を利用したメール送信を許可するかどうかを設定します。許可しない場合、次の利用者機能でメールを送信できなくなります。
利用者機能
アドレス帳のクイックメール、キャビネットの転送
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アドレス帳管理画面を表示し、「アドレス帳 管理」→「メール送信許可設定」の順にク リックします。
※ アドレス帳管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面 説明」
メール送信許可設定画面が表示されます。
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必要事項を選択し、「設定」ボタンをクリッ クします。
メール送信を
許可する
メール送信を許可します。
メール送信を
許可しない
メール送信を許可しません。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
アドレス帳の名称を変更する
「社員アドレス帳」「得意先アドレス帳」の名称を変更することができます。名称を変更した場合、次の利用者機能において、画面に表示されるアドレス帳の名称も変更されます。別冊『利用者編』をご覧いただく際には、必要に応じて、名称を読み替えてご利用ください。
利用者機能
キャビネット
キャビネットの転送先
キャビネットの登録通知先・変更通知先
ファイル送受信
ファイル送受信の送信先
アドレス帳
アドレス帳機能全般
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アドレス帳管理画面を表示し、「アドレス帳 管理」→「名称設定」の順にクリックします。
※ アドレス帳管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面 説明」
名称設定画面が表示されます。
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変更する名称を入力し、「設定」ボタンをク リックします。
※ 入力制限について→「アドレス帳名称の設定」
正常に変更されると、次手順のような画面が表示され ます。
「プライベートアドレス帳」の名称は、変更できませ ん。
3
「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
利用者選択の初期状態を設定する
社員アドレス帳、得意先アドレス帳の利用について、アドレス帳ごとにグループの初期状態を設定します。新規に登録するすべてのグループは、ここで設定した状態になります。登録済みのグループについては変更されません。
利用者選択で「利用しない」と設定した場合、次の利用者機能で上記のアドレス帳を利用できなくなります。
利用者機能
アドレス帳全般、キャビネットの転送先・登録通知先・変更通知先、ファイル送受信の送信先
利用者選択の設定は、プライベートアドレス帳には影響しません。「利用しない」と設定した場合でも、プライベー トアドレス帳は、利用可能です。
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アドレス帳管理画面を表示し、「アドレス帳 管理」→「利用者選択の初期状態設定」の順 にクリックします。
※ アドレス帳管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面 説明」
利用者選択の初期状態設定画面が表示されます。
2
必要事項を選択し、「設定」ボタンをクリッ クします。
利用する
アドレス帳を利用できます。
利用しない
アドレス帳を利用できません。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
利用者選択画面を表示する
アドレス帳の利用者を選択する画面は、以下の方法で表示します。
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アドレス帳管理画面を表示し、「アドレス帳 管理」→「利用者選択」に順にクリックしま す。
※ アドレス帳管理画面の表示方法→「管理者メニューの画面 説明」
2
利用者選択画面が表示されます。
アドレス帳の利用者をグループごとに設定する
社員アドレス帳、得意先アドレス帳の利用者を、グループごとに設定できます。
利用者選択で「利用しない」と設定した場合、次の利用者機能で上記のアドレス帳を利用できなくなります。
利用者機能
アドレス帳全般、キャビネットの転送先・登録通知先・変更通知先、ファイル送受信の送信先
利用者選択の設定は、プライベートアドレス帳には影響しません。「利用しない」と設定した場合でも、プライベー トアドレス帳は、利用可能です。
ここでは、社員アドレス帳の利用者を設定する方法についてご案内しています。他のアドレス帳についても、同様の操作方法で設定できます。
設定する前には、必ず、グループを登録してください。グループを登録する方法については、「グループの登録」をご覧ください。
1
利用者選択画面を表示し、「社員アドレス帳」 をクリックします。
※ 利用者選択画面の表示方法→「利用者選択画面を表示す る」
※ 他のアドレス帳を設定する場合は、該当のアドレス帳を選 択してください。
利用者選択(社員アドレス帳)画面が表示されます。
2
グループごとに利用設定を選択し、「設定」 ボタンをクリックします。
※ アドレス帳の利用者をユーザーごとに設定する方法→「ア ドレス帳の利用者をユーザーごとに設定する」
利用する
該当のアドレス帳を利用できます。
利用しない
該当のアドレス帳を利用できません。
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
グループで利用設定をしたはずなのに、設定が有効にならない
上記の設定をしても、ユーザーごとの設定で「グループの設定」が選択されていない場合、設定は有効になりませ ん。ユーザーごとの設定画面で、「グループの設定」に変更してください。
ユーザーごとの設定方法については、「アドレス帳の利用者をユーザーごとに設定する」をご覧ください。
アドレス帳の利用者をユーザーごとに設定する
社員アドレス帳、得意先アドレス帳の利用者を、ユーザーごとに設定できます。
利用者選択で「利用しない」と設定した場合、次の利用者機能で上記のアドレス帳を利用できなくなります。
利用者機能
アドレス帳全般、キャビネットの転送先・登録通知先・変更通知先、ファイル送受信の送信先
利用者選択の設定は、プライベートアドレス帳には影響しません。「利用しない」と設定した場合でも、プライベー トアドレス帳は、利用可能です。
ここでは、社員アドレス帳の利用者を設定する方法についてご案内しています。他のアドレス帳についても、同様の操作方法で設定できます。
設定する前には、必ず、ユーザーを登録してください。ユーザーを登録する方法については、「ユーザーの登録」をご覧ください。
1
利用者選択画面を表示し、「社員アドレス帳」 をクリックします。
※ 利用者選択画面の表示方法→「利用者選択画面を表示す る」
※ 他のアドレス帳を設定する場合は、該当のアドレス帳を選 択してください。
利用者選択(社員アドレス帳)画面が表示されます。
2
「ユーザーごとに設定」をクリックします。
利用者選択(社員アドレス帳)画面が表示されます。
3
ユーザーごとに利用設定を選択し、「設定」 ボタンをクリックします。
※ アドレス帳の利用者をグループごとに設定する方法→「ア ドレス帳の利用者をグループごとに設定する」
利用する
該当のアドレス帳を利用できます。
利用しない
該当のアドレス帳を利用できません。
グループの設定(利用する)
利用設定をグループごとに行う場合に選択します。
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
4
「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
利用者選択一覧をファイル出力する
すべてのアドレス帳の利用者選択情報をCSVファイル形式で出力します。
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利用者選択画面を表示し、「一覧出力」ボタ ンをクリックします。
※ 利用者選択画面の表示方法→「利用者選択画面を表示す る」
ファイルのダウンロード画面が表示されます。
2
「保存」ボタンをクリックします。
名前を付けて保存画面が表示されます。
3
任意の場所に保存します。
4
保存したファイルを開くと、その内容が画面 に表示されます。
ユーザー名
ユーザー名が表示されます。
社員アドレス帳、得意先アドレス帳
○は「該当のアドレス帳を利用できる」、×は「該当のアドレス帳を利用できない」という設定を示しています。