ユーザーの登録

ユーザーの登録、変更、削除が行えます。お申し込みの内容によって、登録可能なユーザーの数が異なりますのでご注意ください。

ユーザー設定画面を表示する
ユーザーを登録するための画面は、以下の方法で表示します。
1
基本設定画面を表示し、「ユーザー管理」→ 「ユーザー設定」の順にクリックします。
※ 基本設定画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」
2
ユーザー設定画面が表示されます。
ユーザーを新規登録する
1
ユーザー設定画面を表示し、「登録」ボタン をクリックします。
※ ユーザー設定画面の表示方法→「ユーザー設定画面を表示 する」
ユーザー登録画面が表示されます。
初期登録されているユーザー
初めてユーザーを登録する場合、管理者のみが初期 登録されています。管理者の削除や登録情報の変更 はできません。
2
必要事項を入力し、「登録」ボタンをクリッ クします。
ログインID
メールアドレス、または半角英数字で8文字以上を入力します。
メールアドレス
メールアドレスを入力します。ログインIDと同じメールアドレスを入力できます。
所属グループ
所属グループを選択します。
ユーザー名
利用者名を入力します。
フリガナ
ユーザー名のフリガナを入力します。
パスワード
パスワードを入力します。

※ ログインIDでログインする際のパスワードになります。

パスワードの
確認入力
再度、パスワードを入力します。
役職
ユーザーの役職を入力します。
部署
ユーザーの部署名を入力します。
電話番号
ユーザーの電話番号を入力します。
備考
任意の情報を入力します。
ユーザー情報の公開
アドレス帳などの一覧にユーザーを表示するかどうか設定します。
※ 入力制限について→「ユーザーの設定」
正常に登録されると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
登録したユーザーが、一覧に追加されます。
4
さらに登録する場合は、1〜3の手順を繰り 返します。
登録されたユーザーにメールを配信しま す
ユーザー登録が完了した時点で、登録完了通知メー ルが自動配信されます。
配信が必要ない場合は、配信を停止できます。

※ 登録通知の設定方法→「「ユーザー登録のお知らせ」送信の有無を設定する」

ユーザーをファイルから一括登録する
登録するユーザー数が多い場合は、CSVファイルで一括登録することをお勧めします。一括登録では、ユーザーの登録・登録内容の変更・削除が行えます。
CSVファイルはご自身で作成することもできますが、入力する項目が記載されている入力フォームをダウンロードして利用することもできます。ここでは、入力フォームを利用する方法についてご案内しています。
1
基本設定画面を表示し、「ユーザー管理」→ 「ユーザー一括設定」の順にクリックします。
※ 基本設定画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」
ユーザー一括設定画面が表示されます。
2
画面の一番下までスクロールします。
3
入力フォーム(userform.csv)をダウンロー ドします。
※ ダウンロード方法はご利用のブラウザによって多少異な ります。一般には、「入力フォーム(userform.csv)」のリ ンク部分を右クリックし、「対象をファイルに保存」を選 択すると、名前を付けて保存画面が表示されます。
4
任意の場所に保存します。
5
保存した「入力フォーム(userform.csv)」を 開き、登録するユーザーの情報を入力し、 CSVファイルを保存して終了します。
操作
「操作」項目に入力されている文字列によって作業内容を切り分けます。入力する際は十分ご注意ください。
・create 内容を登録する
・modify 内容を変更する
・delete 内容を削除する
ログインID
ログインIDを入力します。
メールアドレス
メールアドレスを入力します。
所属グループ
所属グループを入力します。
ユーザー名
ユーザー名を入力します。
フリガナ
フリガナを入力します。
パスワード
パスワードを入力します。
役職
ユーザーの役職を入力します。
部署
ユーザーの部署名を入力します。
電話番号
ユーザーの電話番号を入力します。
備考
任意の情報を入力します。
ユーザー情報の公開
アドレス帳などの一覧にユーザー情報を公開するかどうか設定します。公開する場合は「公開」、公開しない場合は「非公開」と入力します。
変更後のログインID
ログインIDを変更できます。変更する場合は、変更後のログインIDを入力してください。
※ 入力制限について→「ユーザーの設定」
6
ユーザー一括設定画面の「登録するCSVファ イル名」の「参照」ボタンをクリックします。
ファイルの選択画面が表示されます。
7
作成したCSVファイルを選択し、「開く」ボ タンをクリックします。
「登録するCSVファイル名」にCSVファイルが表示さ れます。
8
「登録」ボタンをクリックします。
正常に登録されると、次手順のような画面が表示され ます。
9
「戻る」ボタンをクリックします。
データ処理時間に、CSVファイルの内容が登録されま す。
データの処理時間について
ユーザー一括登録の処理は、毎時03分に開始されま す。
管理者にメールを配信します
・ 一括登録の操作後に、「ユーザー一括処理を受付け ました」メールが管理者に配信されます。配信さ れるメールの本文には、データの処理開始時刻が 記載されています。
・ 一括登録が完了した時点で、「ユーザー一括設定が 終了しました」メールが管理者に配信されます。
登録内容を変更する
1
ユーザー設定画面を表示し、登録内容を変更 するユーザーを選択して「変更」ボタンをク リックします。
※ ユーザー設定画面の表示方法→「ユーザー設定画面を表示 する」
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
ユーザー変更画面が表示されます。
ユーザーをグループで絞り込む
「グループ選択」でグループ名を選択すると、選択し たグループに所属するユーザーのみが表示されま す。
一覧を並び替えるには
ユーザー名順(昇順)に表示された一覧を、他の 表示項目をクリックして並び替えることができ ます。
ログインID、
役職、部署、
電話番号
昇順に並び替えます。
もう一度クリックすると、逆順になります。
2
変更する箇所を入力し、「変更」ボタンをク リックします。
※ ここでは「役職」を変更します。
※ 入力制限について→「ユーザーの設定」
正常に変更されると、次手順のような画面が表示され ます。
ログインIDの変更
ログインIDを変更できます。ただし、管理者ログイ ンIDは変更できません。
ユーザーのパスワードはここでは変更で きません
原則として、ユーザーのパスワードはユーザー本人 が変更します。ユーザー本人によるパスワードの変 更方法については、別冊『利用者編』をご覧ください。
管理者による変更方法については、「ユーザーのパス ワードを変更する」をご覧ください。
3
「OK」ボタンをクリックします。
一覧が表示されます。
4
さらに変更する場合は、1〜3の手順を繰り 返します。
ユーザーのパスワードを変更する
原則として、ユーザーのパスワードはユーザー本人が変更します。
しかし、ユーザー本人によるパスワード変更を許可しないよう設定した場合や、ユーザーがパスワードを忘れてしまった場合は、管理者が強制的に変更できます。
ユーザー本人によるパスワード変更を許可する方法については、「パスワード変更許可を設定する」をご覧ください。
1
ユーザー設定画面を表示し、パスワードを変 更するユーザーを選択して「パスワードの変 更」ボタンをクリックします。
※ ユーザー設定画面の表示方法→「ユーザー設定画面を表示 する」
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
パスワード変更画面が表示されます。
ユーザーをグループで絞り込む
「グループ選択」でグループ名を選択すると、選択し たグループに所属するユーザーのみが表示されま す。
2
新しいパスワードを入力し、「変更」ボタン をクリックします。
パスワード
新しいパスワードを入力します。
パスワードの
確認入力
再度、パスワードを入力します。
※ 入力制限について→「ユーザーの設定」
正常に変更されると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
一覧が表示されます。
4
さらに変更する場合は、1〜3の手順を繰り 返します。
ユーザーを削除する
1
ユーザー設定画面を表示し、削除するユー ザーを選択して「削除」ボタンをクリックし ます。
※ ユーザー設定画面の表示方法→「ユーザー設定画面を表示 する」
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
確認画面が表示されます。
ユーザーをグループで絞り込む
「グループ選択」でグループ名を選択すると、選択し たグループに所属するユーザーのみが表示されま す。
2
削除してよければ「OK」ボタンをクリック します。
一覧が表示されます。
ユーザーを削除すると、そのユーザー本人に属する データも同時に削除されます。
<例>
プライベートアドレス帳の登録データ
なお、ユーザーが登録したデータは、ユーザーが削 除されてもそのまま残ります。
<例>
キャビネットの登録データ
3
さらに削除する場合は、1〜2の手順を繰り 返します。
ユーザー一覧をファイル出力する
登録したユーザーの全情報をCSVファイル形式に出力します。
1
ユーザー設定画面を表示し、「ファイル出力」 ボタンをクリックします。
※ ユーザー設定画面の表示方法→「ユーザー設定画面を表示 する」
ファイルのダウンロード画面が表示されます。
2
「保存」ボタンをクリックします。
名前を付けて保存画面が表示されます。
3
任意の場所に保存します。
4
保存したファイルを開くと、その内容が画面 に表示されます。
ログインID
ログインIDが表示されます。
メールアドレス
メールアドレスが表示されます。
ユーザー名
ユーザー名が表示されます。
フリガナ
フリガナが表示されます。
役職
役職が表示されます。
部署
部署名が表示されます。
電話番号
電話番号が表示されます。
備考
備考欄に入力された内容が表示されます。
ユーザー情報の公開
アドレス帳などの一覧にユーザー情報が公開されているかどうかが表示されます。公開されている場合は「公開」、公開されていない場合は「非公開」と表示されます。
ユーザーを検索する
1
ユーザー設定画面を表示し、「検索」ボタン をクリックします。
※ ユーザー設定画面の表示方法→「ユーザー設定画面を表示 する」
ユーザー検索画面が表示されます。
2
検索条件を入力し、「検索」ボタンをクリッ クします。
ログインID
ログインIDを入力します。
メールアドレス
メールアドレスを入力します。
ユーザー名
ユーザー名を入力します。
フリガナ
ユーザー名のフリガナを入力します。
役職
ユーザーの役職を入力します。
部署
ユーザーの部署名を入力します。
電話番号
ユーザーの電話番号を入力します。
備考
備考の内容を検索するときに入力します。
3
検索条件に合致するユーザーの一覧が表示 されます。
登録したユーザー数を確認する
1
ユーザー設定画面を表示し、画面右下の「登 録数×人/あと×人」の表示を確認します。
※ ユーザー設定画面の表示方法→「ユーザー設定画面を表示 する」
左側
既に登録したユーザー数
右側
これから登録できるユーザー数
※ 管理者の登録が必須なため、ご契約いただいたユーザー数 +1の登録が可能になっています。
パスワード有効期限設定画面を表示する
パスワードの有効期限を設定するための画面は、以下の方法で表示します。
1
基本設定画面を表示し、「ユーザー管理」→ 「パスワード有効期限設定」の順にクリック します。
※ 基本設定画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」
2
パスワード有効期限設定画面が表示されま す。
パスワードの有効期限を設定する
パスワードの有効期限日数と、期限設定を有効にするかどうかを設定します。
期限設定を有効にした場合、ユーザーのパスワードの経過日数が有効期限日数を超えると、ログイン時にパスワード変更が必要となります。
パスワード有効期限設定機能がリリースされた2016/9/28以前に登録され、本機能リリース後に一度もパスワード 変更を行っていないユーザーは、本機能を有効にすると期限切れとして扱われます。
パスワードの期限設定は、ユーザーごとに有効・無効を設定することができます。設定方法については、「パスワー ドの有効期限をユーザーごとに設定する」をご覧ください。
1
パスワード有効期限設定画面を表示し、「パ スワード有効期限」をクリックします。
※ パスワード有効期限設定画面の表示方法→「パスワード有 効期限設定画面を表示する」
パスワード有効期限設定画面が表示されます。
2
必要事項を選択し、「設定」ボタンをクリッ クします。
パスワード有効期限設定
パスワードの期限設定を有効にするかどうかを選択します。
パスワード有効期限日数設定
有効期限日数を入力します。
※ 入力制限について→「ユーザーの設定」
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
上記の設定をしても、ユーザーごとの設定で「全体の設定」が選択されていない場合、設定は有効になりません。 ユーザーごとの設定画面で、「全体の設定」に設定してください。
ユーザーごとの設定方法については、「パスワードの有効期限をユーザーごとに設定する」をご覧ください。
パスワードの有効期限をユーザーごとに設定する
ユーザーごとに、パスワードの期限設定を有効にするかどうかを設定します。
期限設定を有効にした場合、ユーザーのパスワードの経過日数が有効期限日数を超えると、ログイン時にパスワード変更が必要となります。
1
パスワード有効期限設定画面を表示し、 「ユーザー選択」をクリックします。
※ パスワード有効期限設定画面の表示方法→「パスワード有 効期限設定画面を表示する」
ユーザーのパスワード有効期限設定画面が表示され ます。
2
ユーザーごとに有効期限設定を選択し、「設 定」ボタンをクリックします。
有効にする
パスワードの期限設定を有効にします。
無効にする
パスワードの期限設定を無効にします。
全体の設定
パスワードの期限設定として、全体の設定を適用します。
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
ユーザーをグループで絞り込む
「グループ選択」でグループ名を選択すると、選択し たグループに所属するユーザーのみが表示されま す。
3
「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
パスワードポリシーを設定する
管理者・利用者共通のパスワードの入力条件を設定できます。
1
基本設定画面を表示し、「ユーザー管理」→ 「パスワードポリシー設定」の順にクリック します。
※ 基本設定画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」
パスワードポリシー設定画面が表示されます。
2
必要事項を選択し、「設定」ボタンをクリッ クします。
6文字以上32文字以下
パスワードの最小の文字数を選択します。
英字の大文字と小文字を混在させる
入力条件とする場合、選択します。
記号を混在させる
入力条件とする場合、選択します。
前回と同じパスワードを許可しない
入力条件とする場合、選択します。
設定した入力条件は、ログイン時のパスワードに適 用されます。ファイル送受信機能のパスワードには 反映されません。

※ ファイル送受信機能のパスワードポリシーの設定方法→「パスワードポリシーを設定する」

正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
パスワード変更許可を設定する
ユーザー本人によるパスワードの変更を制限できます。パスワードの変更を許可しない場合、ユーザーの「ご利用メニュー」からパスワード変更のリンクが削除されます。
1
基本設定画面を表示し、「ユーザー管理」→ 「パスワード変更許可設定」の順にクリック します。
※ 基本設定画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」
パスワード変更許可設定画面が表示されます。
2
必要事項を選択し、「設定」ボタンをクリッ クします。
パスワードの
変更許可
ログインパスワードの変更許可を設定します。
「許可する」「許可しない」のいずれかを選択します。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
パスワードの変更履歴を確認する
ユーザーのパスワード変更履歴を確認できます。
1
基本設定画面を表示し、「ユーザー管理」→ 「パスワード変更履歴確認」の順にクリック します。
※ 基本設定画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」
2
パスワード変更履歴確認画面が表示されま す。
ユーザー名
ユーザー名が表示されます。
ログインID
ログインIDが表示されます。
最終変更日時
パスワードの最終変更日時が表示されます。
経過日数
最終変更日からの経過日数が表示されます。
状態
パスワードの期限設定が有効となっているユーザーの場合、経過日数がパスワードの期限日数を超えると「期限切れ」と表示されます。パスワードの期限設定については、「パスワードの有効期限を設定する」をご覧ください。
「期限切れ」をクリックすると、該当ユーザーのパスワード変更画面が表示され、パスワードを変更することができます。パスワードの変更画面については、「ユーザーのパスワードを変更する」をご覧ください。
前のページを表示します。
次のページを表示します。
数字
該当のページを表示します。
ユーザーをグループで絞り込む
「グループ選択」でグループ名を選択すると、選択し たグループに所属するユーザーのみが表示されま す。
一覧を並び替えるには
ユーザー名順(昇順)に表示された一覧を、表示 項目をクリックして並び替えることができます。
ログインID、
最終変更日時
昇順に並び替えます。
経過日数
降順に並び替えます。
もう一度クリックすると、逆順になります。
変更履歴一覧をファイル出力する
パスワードの変更履歴をCSVファイル形式で出力します。
1
パスワード変更履歴確認画面を表示し、 「ファイル出力」ボタンをクリックします。
※ パスワード変更履歴確認画面の表示方法→「パスワードの 変更履歴を確認する」
2
ファイルのダウンロード画面が表示される ので、任意の場所に保存します。
3
保存したファイルを開くと、その内容が画面 に表示されます。
ユーザー名
ユーザー名が表示されます。
ログインID
ログインIDが表示されます。
メールアドレス
メールアドレスが表示されます。
フリガナ
ユーザー名のフリガナが表示されます。
最終変更日時
パスワードの最終変更日時が表示されます。
経過日数
最終変更日からの経過日数が表示されます。
状態
パスワードの期限設定が有効となっているユーザーの場合、経過日数がパスワードの期限日数を超えると「期限切れ」と表示されます。
変更履歴を確認するユーザーを検索する
1
パスワード変更履歴確認画面を表示し、検索 条件を入力して「検索」ボタンをクリックし ます。
※ パスワード変更履歴確認画面の表示方法→「パスワードの 変更履歴を確認する」
検索条件
ユーザー名またはログインIDを入力します。
※ 入力制限について→「ユーザーの設定」
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検索条件に合致するユーザーの一覧が表示 されます。
グループ内の並び順を設定する
ユーザー名の一覧などが表示された際の並び順を、フリガナ順(アイウエオ順)で表示するか、管理者が任意に並べた順で表示するかを設定します。
1
基本設定画面を表示し、「ユーザー管理」→ 「グループ内の並び順設定」の順にクリック します。
※ 基本設定画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」
グループ内の並び順設定画面が表示されます。
2
必要事項を選択し、「設定」ボタンをクリッ クします。
フリガナ順(アイウエオ順)で表示する
フリガナ順(アイウエオ順)で表示されます。
指定した並び順で表示する
管理者が任意に並べた順で表示されます。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
「指定した並び順で表示する」設定から 「フリガナ順(アイウエオ順)で表示する」設定に変 更すると
並び順の指定がすべて解除され、フリガナ順(アイ ウエオ順)になります(並び順を元に戻すことはで きません)。
次のような確認画面が表示されますので、変更して よければ「設定する」ボタンをクリックした後、手 順3に進んでください。
3
「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。
「ユーザー登録のお知らせ」送信の有無を設定する
ユーザー登録時に、通知メールをユーザーに配信するかどうかを設定します。
1
基本設定画面を表示し、「ユーザー管理」→ 「登録通知設定」の順にクリックします。
※ 基本設定画面の表示方法→「管理者メニューの画面説明」
登録通知設定画面が表示されます。
2
必要事項を選択し、「設定」ボタンをクリッ クします。
通知する
通知メールを配信します。
通知しない
通知メールを配信しません。
正常に設定されると、次手順のような画面が表示され ます。
3
「OK」ボタンをクリックします。
設定が有効になります。